برنامج الصيانة ومحل التصليح الجيد في لبنان يقوم بثلاثة أمور: يسجّل كل جهاز يدخل المحل ببطاقة عمل، ويخبرك في ثوانٍ إن كان الجهاز ما زال ضمن الكفالة، ويحوّل التصليحات وعقود الصيانة إلى فواتير صحيحة. معظم محلات التصليح ما زالت تعمل بدفتر ورسائل واتساب، إلى أن يضيع جهاز أو يصرّ زبون على أن التصليح يجب أن يكون مجانياً. إليك ما يجب أن تبحث عنه، وكيف يدير MAPOS أعمال الصيانة.
أين يفشل الدفتر وواتساب؟
- ضياع الأجهزة: سؤال "أين اللابتوب الذي تركه الزبون الثلاثاء الماضي؟" لا يجب أن يأخذ عشر دقائق.
- خلافات الكفالة: يقول الزبون إنه اشترى الجهاز منك قبل ثمانية أشهر. تحتاج إلى الفاتورة الأصلية وشروط الكفالة أمامك.
- قطع غير مفوترة: يستعمل الفني شاشة أو قطعة ولا يضيفها أحد إلى الفاتورة.
- زبائن منسيّون: الجهاز جاهز منذ أسبوعين ولم يتصل به أحد.
- أعمال دورية بلا فواتير: زيارات الصيانة الشهرية والاشتراكات تضيع بين الأيام.
دورة بطاقة العمل
بطاقة العمل هي سجل التصليح الواحد من لحظة دخول الجهاز حتى خروجه:
- الاستلام: تسجيل الزبون والجهاز والرقم التسلسلي والعطل الذي وصفه، وحالة الجهاز والملحقات المتروكة معه، وطباعة إيصال للزبون.
- التحقق من الكفالة عبر الرقم التسلسلي أو الفاتورة الأصلية.
- التشخيص: يسجّل الفني العطل وما يلزم لإصلاحه.
- العرض والموافقة: إذا لم تشمله الكفالة يوافق الزبون على السعر قبل البدء.
- التصليح: تُسحب القطع من المخزون وتُسجّل اليد العاملة.
- الجهوزية: يُبلَّغ الزبون أن جهازه جاهز.
- التسليم والفاتورة: يدفع الزبون ويستلم جهازه وتُقفل البطاقة.
ماذا تتضمن بطاقة العمل الجيدة؟
| الحقل | لماذا |
|---|---|
| اسم الزبون ورقم هاتفه | للتواصل معه وإيجاد البطاقة لاحقاً. |
| الجهاز والماركة والموديل والرقم التسلسلي | لتعريف الجهاز والتحقق من الكفالة. |
| العطل المبلَّغ عنه | ما قاله الزبون بكلماته. |
| الحالة والملحقات | تحميك إذا قال الزبون لاحقاً إن الجهاز دخل سليماً. |
| وضع الكفالة | مشمول، غير مشمول، أو جزئياً. |
| القطع واليد العاملة | ليُفوتر كل ما استُعمل أو يُسجّل ككلفة كفالة. |
| الحالة والتواريخ | مستلم، قيد العمل، بانتظار قطعة، جاهز، مُسلَّم. |
التحقق من الكفالة في ثوانٍ
الكفالة هي المكان الذي تخسر فيه محلات التصليح أكثر مالاً وثقة. الحل بسيط: اربط الكفالة بفاتورة البيع الأصلية. عند البيع تُسجّل الفاتورة الصنف ورقمه التسلسلي، وعند عودة الجهاز يبحث الموظف عنه فيرى تاريخ البيع وما إذا كانت الكفالة سارية. وهذا لا ينجح إلا إذا كان البيع والتصليح في النظام نفسه.
واكتب شروط الكفالة بوضوح على فاتورة البيع وعلى إيصال الاستلام: المدة، وما تشمله، وما لا تشمله مثل الكسر أو دخول الماء. عندما تكون الشروط مطبوعة أمام الزبون منذ البداية، يصبح النقاش على الصندوق أقصر وأهدأ بكثير.
القطع والمخزون والكلفة
إذا لم تُربط القطع ببطاقات العمل يصبح المخزون خاطئاً والأرباح تخميناً. البرنامج الجيد يسحب القطعة من المخزون عند استعمالها، فتعرف كلفة كل تصليح ومتى تعيد الطلب، وتعرف كم تكلّفك أعمال الكفالة كل شهر.
عادتان تساعدان كثيراً. الأولى: حدّد حداً أدنى للقطع الأكثر استعمالاً مثل الشاشات والبطاريات ومداخل الشحن والفيوزات، وأعد طلبها قبل أن تنفد. الثانية: راجع سجل أسعار الشراء قبل إعطاء عرض السعر، فإذا رفع المورّد سعر القطعة الأسبوع الماضي يجب أن يعكس عرضك ذلك. التصليح المسعّر على سعر الشهر الماضي قد يتحول إلى خسارة دون أن ينتبه أحد.
عقود الصيانة والاشتراكات الدورية
كثير من شركات الصيانة تبيع خدمات دورية: صيانة شهرية للمولدات أو أنظمة الطاقة الشمسية، عقود خدمة لمعدات المكاتب، أو اشتراكات إنترنت. هذه تحتاج إلى فواتير دورية تُنشأ تلقائياً كل فترة، وإلى تجديد الاشتراك عند انتهائه.
إحدى الشركات اللبنانية التي نعمل معها تدير على MAPOS أربعة نشاطات: اشتراكات إنترنت بفواتير شهرية دورية، مشاريع طاقة شمسية وكهرباء، بيع بالتجزئة، وصيانة وتصليح ببطاقات عمل وتحقق من الكفالة. كل ذلك في دفاتر محاسبية واحدة، مع صندوق لكل نشاط، ودليل الحسابات اللبناني مع TVA بنسبة 11%، وأرصدة بالدولار والليرة واليورو نُقلت من النظام القديم.
إبلاغ الزبون دون مكالمات طوال النهار
يريد الزبون أن يعرف أمرين: كم سيكلّف التصليح ومتى يكون الجهاز جاهزاً. الرد على الهاتف طوال اليوم يُبعد الفني عن عمله. الأفضل:
- أعطِ الزبون إيصالاً مطبوعاً عند الاستلام يحمل رقم البطاقة، فيذكره بدل أن يصف جهازه.
- أرسل عرض السعر والفاتورة على واتساب كملف PDF يبقى على هاتفه.
- شارك رابط دفع إذا أراد الزبون أن يدفع قبل الاستلام.
- راجع الأجهزة الجاهزة غير المستلمة مرة في الأسبوع وتابع أصحابها، فالجهاز المنتظر منذ شهر مال لم تقبضه بعد.
تقارير يجب أن يراجعها صاحب محل التصليح
- الأعمال المفتوحة حسب الحالة: كم جهازاً ينتظر التشخيص أو القطع أو الزبون.
- متوسط الوقت من الاستلام حتى الجهوزية: إذا ازداد فقد تحتاج إلى فني إضافي أو قطع أسرع.
- أعمال الكفالة وكلفتها: أي منتجات أو مورّدين يسببون أكثر أعمال الكفالة.
- توزيع الإيراد بين القطع واليد العاملة: لتعرف إن كان سعر يدك العاملة يغطي وقتك.
- الإيراد الدوري: كم يُفوتر شهرياً من العقود والاشتراكات، وأي تجديدات تقترب.
محل افتراضي لتصليح الهواتف واللابتوبات في طرابلس بثلاثة فنيين قد يكتشف بعد شهر من استعمال بطاقات العمل أن معظم التأخير سببه انتظار نوع واحد من القطع. الحل عندها في المشتريات لا في التوظيف، ولا يظهر ذلك إلا عندما يُسجَّل كل عمل.
الدولار والليرة في فاتورة التصليح
غالباً ما يُسعَّر التصليح بالدولار ويدفع بعض الزبائن بالليرة. يجب أن تقبل الفاتورة العملتين وتحتفظ بكل دفعة بعملتها. وإذا كنت مسجلاً في الضريبة على القيمة المضافة، تأكد مع محاسبك من القواعد الحالية لتطبيقها على القطع واليد العاملة.
كيف يدير MAPOS الصيانة والتصليح
- بطاقات عمل لكل جهاز أو مهمة مع الحالة من الاستلام حتى التسليم، ضمن وحدة CRM والمبيعات.
- بحث عن الكفالة لمعرفة إن كان التصليح مشمولاً.
- إيصالات قابلة للطباعة عند الاستلام والتسليم.
- فواتير دورية وتجديد اشتراكات لعقود الصيانة والخدمات الشهرية.
- قطع من المخزون عبر وحدة المخزون مع إعادة الطلب وسجل أسعار الشراء.
- فواتير ودفعات وإشعارات دائنة بالدولار أو الليرة، وإرسال الإيصالات وروابط الدفع على واتساب.
- مساعد MAPOS الذكي يستطيع إنشاء فواتير دورية بالصوت وإرسال ملفات PDF على واتساب.
للمزيد زر صفحة الصيانة والكفالات وصفحة MAPOS للإلكترونيات، أو اقرأ دليل نظام واحد لكل القطاعات.
الأسئلة الشائعة
ما هي بطاقة العمل في محل التصليح؟
هي سجل تصليح واحد يتضمن الزبون والجهاز والعطل والقطع واليد العاملة والحالة من الاستلام حتى التسليم.
كيف أتحقق من الكفالة بسرعة؟
اجعل البيع والتصليح في النظام نفسه وسجّل الرقم التسلسلي عند البيع، فيجد الموظف الفاتورة الأصلية ويرى إن كانت الكفالة سارية.
هل يدعم MAPOS عقود الصيانة الشهرية؟
نعم، ينشئ MAPOS فواتير دورية ويدير تجديد الاشتراكات، فتُفوتر الصيانة الشهرية تلقائياً.
هل يمكن إدارة التصليح والبيع بالتجزئة معاً في MAPOS؟
نعم، إحدى الشركات التي نعمل معها تدير البيع والتصليح واشتراكات الإنترنت والطاقة الشمسية في نظام MAPOS واحد بدفاتر واحدة.
كم سعر MAPOS لمحل تصليح؟
الأسعار حسب حجم عملك — احجز عرضاً تجريبياً على واتساب (+961 71 725 270).
جاهز لتستبدل دفتر التصليح؟ تواصل معنا أو راسلنا على واتساب لترى بطاقات العمل في MAPOS.
