برنامج عروض الأسعار يساعد شركة الفعاليات أو الخدمات على الرد على طلب العرض بسرعة وبسعر صحيح: يبني العرض من جدول أسعار ثابت، ويضيف كلفة الطاقم والمواد، ويخفي الهامش الداخلي عن الزبون، ويمرّر العرض للموافقة الداخلية، ثم يحوّل العرض المقبول إلى مشروع له حساب أرباح وخسائر خاص به. من دونه، تكتشف معظم شركات الخدمات إن كان العمل رابحاً بعد أسابيع من انتهائه.
لمن هذا الدليل؟
لكل شركة تبيع عملاً يُسعَّر حسب المهمة لا بضاعة على الرف: إنتاج الفعاليات والمسارح والصوت والإضاءة، شركات التنظيف وإدارة النفايات في الفعاليات والمنشآت، الضيافة وتوفير الطواقم، الأمن وتنظيم الحشود، وفرق التركيب والتعهدات التي تسعّر لكل موقع.
أين يضيع المال بين العرض والفاتورة؟
- عروض من الذاكرة: كل موظف يسعّر بطريقته، فتحصل فعاليتان متشابهتان على سعرين مختلفين جداً.
- كلفة الطاقم أقل من الواقع: الساعات الإضافية والمناوبات الليلية والنقل والوجبات لا تدخل في العرض وتظهر لاحقاً في الرواتب.
- هامش مكشوف: ملف Excel فيه عمود الكلفة يُرسل إلى الزبون بالخطأ.
- عروض بلا مراجعة: موظف جديد يرسل عرضاً كبيراً بخسارة.
- نسخ ضائعة: بعد التعديل الثالث لا أحد يعرف أي سعر قُبل في النهاية.
- لا ربح لكل مشروع: التكاليف تذهب إلى المصاريف العامة، فلا تعرف أي زبون أو نوع فعالية يربح فعلاً.
الخطوة الأولى: كل طلب عرض في مكان واحد
الطلبات تصل بالبريد الإلكتروني وواتساب والهاتف ومنصات المناقصات. القاعدة الأولى أن يتحول كل طلب إلى سجل في النظام يوم وصوله، مع الزبون والتواريخ والموقع ونطاق العمل والمهلة. وتابع كل طلب عبر مراحل واضحة: مستلم، قيد التسعير، مراجعة داخلية، مُرسل، تفاوض، رابح، خاسر. وسجّل سبب الخسارة، لأنه يكشف أين تسعيرك غير دقيق. فإذا خسرت خمسة عروض متتالية بسبب السعر في نوع واحد من الفعاليات، فالمشكلة غالباً في جدول الأسعار أو في كلفة الطاقم، لا في فريق المبيعات.
الخطوة الثانية: سعّر من جدول أسعار ثابت
جدول الأسعار (Rate Card) هو لائحتك الداخلية لكلفة وسعر بيع كل نوع من العمال والمعدات ووحدات الخدمة:
| البند | الوحدة | الكلفة الداخلية | سعر البيع |
|---|---|---|---|
| عامل تنظيف | لكل مناوبة | الأجر + المصاريف العامة | سعرك |
| مشرف | لكل مناوبة | الأجر + المصاريف العامة | سعرك |
| علاوة المناوبة الليلية | لكل مناوبة | العلاوة المتفق عليها | سعرك |
| حاوية نفايات كبيرة | لكل يوم | إيجار أو استهلاك | سعرك |
| شاحنة مع سائق | لكل رحلة | محروقات + سائق + استهلاك | سعرك |
مع جدول الأسعار، يُدخل الموظف الكميات فقط، والنظام يحسب الكلفة وسعر البيع والهامش. وعندما تتغير الأجور أو أسعار المحروقات، تعدّل الجدول مرة واحدة فتتبعه كل العروض الجديدة.
الخطوة الثالثة: احسب كلفة الطاقم كاملة
اليد العاملة غالباً أكبر كلفة في أعمال الخدمات، وأسهلها للخطأ. لكل دور احسب:
- عدد الأشخاص وعدد المناوبات في اليوم.
- مدة المناوبة والساعات الإضافية.
- علاوات الليل وعطل نهاية الأسبوع والأعياد.
- النقل من الموقع وإليه.
- الوجبات والإقامة للأعمال خارج المدينة.
- وقت الانتظار خلال التركيب والفك، الذي لا يراه الزبون لكنك تدفعه.
مثال افتراضي: فعالية في بيروت لثلاثة أيام، 30 عامل تنظيف على مناوبتين يومياً و4 مشرفين. هذا يعني 180 مناوبة عامل و24 مناوبة مشرف قبل الإضافي والنقل والوجبات. العرض الذي يكتفي بـ"30 شخصاً × 3 أيام" يحسب نصف الكلفة فقط. وبعد الفوز بالعمل، تتحول الأرقام نفسها إلى جدول مناوبات للطاقم، فترى فوراً إن كان المشروع يُدار بعدد أكبر مما سُعّر.
الخطوة الرابعة: الهامش يبقى داخلياً، والموافقة قبل الإرسال
فريقك يحتاج إلى رؤية الكلفة والهامش على كل بند، والزبون يجب ألا يراهما أبداً. العرض الذي يصل إلى الزبون يُنشأ من القالب الرسمي لشركتك ويُظهر أسعار البيع فقط. لا تبنِ عروض الزبائن بحذف أعمدة من ملف داخلي.
وطبّق مبدأ "المُعِدّ والمُراجِع": الموظف يجهّز العرض والمدير يوافق قبل إرساله، مثلاً عندما تتجاوز قيمة العرض حداً معيناً أو ينخفض الهامش عن الحد الأدنى. واحتفظ بكل نسخة من العرض حتى تعرف ما الذي تغيّر وأي نسخة قُبلت.
الخطوة الخامسة: العرض المقبول يصبح مشروعاً
عند موافقة الزبون يتحول العرض إلى مشروع ببنوده وكمياته وميزانيته. بعدها تُسجَّل كل كلفة على المشروع: المشتريات، أجور الطاقم والإضافي، إيجار المعدات والنقل، والمقاولون من الباطن. والفواتير للزبون مرتبطة بالمشروع أيضاً. في النهاية يقارن حساب أرباح المشروع بين الهامش المتوقع والهامش الفعلي، وعلى مدى سنة تعرف أي الزبائن وأنواع الفعاليات تربح فعلاً.
وبعد كل مشروع، راجع خلال أسبوع: المناوبات المسعّرة مقابل المنفّذة، والمواد المسعّرة مقابل المستعملة، والأعمال الإضافية التي طلبها الزبون في الموقع وهل فُوترت. إذا تكرر الخطأ في البند نفسه، صحّح جدول الأسعار لا العرض التالي فقط.
ملاحظات للشركات اللبنانية
- حدّد العملة في كل عرض: كثير من الفعاليات تُسعَّر بالدولار بينما تُدفع بعض الأجور والمصاريف بالليرة. سجّل كل كلفة بعملتها حتى يبقى الهامش صحيحاً.
- اسأل محاسبك عن الضريبة: TVA في لبنان بنسبة 11%، وتأكد من طريقة تطبيقها على خدماتك ومن الأسعار الحالية.
- دفعة مقدّمة: في الفعاليات الكبيرة اربط بدء التحضير بدفعة أولى مسجّلة على المشروع، فلا تموّل عمل الزبون من صندوقك.
كيف يساعدك MAPOS؟
MAPOS نظام ERP مصنوع في بيروت. وحدة الـCRM ووحدة المشاريع تغطيان السلسلة كلها:
- طلبات عروض أسعار مع محرّك تسعير وجداول أسعار.
- تعبئة نموذج الطلب بالذكاء الاصطناعي من البريد الإلكتروني، ليراجعه فريقك.
- موافقة داخلية قبل إرسال العرض.
- روابط موافقة تُرسل إلى الزبون ليوافق على العرض إلكترونياً، وإنشاء المشروع تلقائياً بعد القبول.
- جدول مناوبات الطاقم وحساب كلفته.
- عروض بقالب شركتك من مصمم القوالب، مع سجل نسخ العروض والفواتير.
- صندوق رسائل واتساب داخل الـCRM بجانب الطلب.
- مستندات بعملات متعددة ومحاسبة كاملة خلف كل فاتورة.
إحدى شركات خدمات الفعاليات السعودية التي نعمل معها تدير كل عمل على MAPOS كمشروع من طلب العرض حتى حساب الأرباح النهائي: استلام الطلب، عروض بقالب الشركة، موافقة المُعِدّ والمُراجِع، هامش داخلي مخفي، روابط موافقة للزبون، إنشاء المشروع تلقائياً، المشتريات، ربح كل مشروع، وصندوق رسائل واتساب.
وإذا كانت شركتك تؤجّر المعدات أيضاً، اقرأ دليل برنامج إدارة التأجير.
الأسئلة الشائعة
ما هو برنامج عروض الأسعار؟
برنامج يسجّل طلبات العروض، ويسعّرها من جداول أسعارك وكلفتك، ويمرّرها للموافقة، ويرسل عرضاً نظيفاً للزبون، ثم يحوّل العرض المقبول إلى مشروع.
ما هو جدول الأسعار في شركات الخدمات؟
لائحة داخلية بكلفة وسعر بيع كل نوع من العمال والمعدات ووحدات الخدمة، تُبنى العروض عليها بإدخال الكميات فقط.
كيف أخفي الهامش عن الزبون؟
احتفظ بالكلفة والهامش داخل النظام، وأنشئ العرض من قالب يُظهر أسعار البيع فقط، ولا ترسل أبداً نسخة معدّلة من ملف داخلي.
هل ينشئ MAPOS مشروعاً عند قبول العرض؟
نعم، يمكن أن يتحول العرض المقبول إلى مشروع تلقائياً، وتُبنى عليه أرباح وخسائر المشروع من التكاليف والفواتير المسجّلة عليه.
كم سعر برنامج عروض الأسعار من MAPOS؟
الأسعار حسب حجم عملك — احجز عرضاً تجريبياً على واتساب (+961 71 725 270).
تريد تسعير طلبك التالي من جدول أسعار ومعرفة ربحه الحقيقي في النهاية؟ احجز عرضاً تجريبياً أو راسلنا على واتساب.
